rapport de stage BTS ASSISTANAT DE DIRECTION 2023-

« RAPPORT DE STAGE 2024 BTS ASSISTANAT DE DIRECTION 2023- TABLE DES MATIÈRES DEDICACE...................................................................................................................3 REMERCIEMENTS......................................................................................................4 AVANT PROPOS.........................................................................................................5 INTRODUCTION.........................................................................................................6 PREMIERE PARTIR : PRESENTATION DU PROGRAMME NATIONAL DE LUTTE CONTRE L’ULCERE DE BURULI (PNLUB)...............................................7 1.1.

Présentation du PNLUB......................................................................................8 1.2.

Missions et Objectifs...........................................................................................8 1.3.

Organisation et attribution..................................................................................9 1.4.

Ressource humain.............................................................................................11 DEUXIEME PARTIE : PRESENTATION DU SECRETARIAT ET DES TACHES EFFECTUEES.............................................................................................................

14 2.1.

Présentation du secrétariat................................................................................15 2.2.1.

Présentation du bureau de la secrétaire ou l’assistante...............................15 2.2.2.

Profil de poste de l’assistante de direction.................................................16 2.2.

Travaux effectués..............................................................................................17 2.2.1.

Réception des visiteurs...............................................................................17 2.2.2.

gestion des appels téléphoniques................................................................18 2.2.3.

Traitement des courriers.............................................................................20 2.2.4.

Organisation des réunions..........................................................................24 TROISIEME PARTIE : L'IMPACT DE L'ASSISTANAT DE DIRECTION SUR LA GESTION DE L'ULCERE DE BURULI....................................................................26 3.1.

Amélioration des Processus Internes.................................................................27 3.2.

Renforcement des Relations avec les Partenaires Externes...............................27 3.3.

Approfondissement de l'Amélioration des Processus Internes..........................28 1 RAPPORT DE STAGE 2024 BTS ASSISTANAT DE DIRECTION 2023- 3.4.

Élargissement du Renforcement des Relations avec les Partenaires Externes...28 3.5.

Impact sur la Sensibilisation et l'Éducation.......................................................29 CAS PRATIQUE : ORGANISATION D'UNE CAMPAGNE DE SENSIBILISATION SUR L'ULCERE DE BURULI..................................................30 4.1.

Contexte............................................................................................................31 4.2.

Tâches et Responsabilités.................................................................................31 4.2.1.

Planification de l'Événement......................................................................31 4.2.2.

Coordination avec les Équipes Internes.....................................................31 4.2.3.

Gestion Logistique.....................................................................................31 4.2.4.

Communication avec les Partenaires Externes..........................................32 4.2.5.

Suivi Post-Événement...............................................................................32 Conclusion Partielle.................................................................................................32 CONCLUSION...........................................................................................................33 2 RAPPORT DE STAGE 2024 BTS ASSISTANAT DE DIRECTION 2023- DÉDICACE Je dédie ce rapport à : celui qui permet toute chose, DIEU le tout puissant ainsi qu’à toutes les personnes qui de près ou loin m’ont apporté leurs aides spirituelles, matérielles et financières quant à mon avancement scolaire et professionnel. Ce sont : Ma mère Ma tante Mon oncle : Mme KOUAME Elisabeth : Mme GNAMIEN Chantal : Mr GNAMIEN Sévérin À toutes mes connaissances À tous ceux d’une manière d’une autre qui ont contribué à faire de moi ce que je suis aujourd’hui 3 RAPPORT DE STAGE 2024 BTS ASSISTANAT DE DIRECTION 2023- REMERCIEMENTS Toute tâche accomplie étant parsemée de difficultés, ce stage n’a pas fait l’exception. Mais chaque fois, nous les surmontons grâce au soutien et concours de certaines personnes.

C’est dans cette optique que nous adressons nos remerciements à : Prof KALOGA Mamadou : Directeur Coordinateur Dr KOFFI Aboa Paul : Directeur Coordinateur Adjoint Mme.

Doukouré : Responsable du Service Administratif et des Finances Mlle Kouakou Félicienne : Secrétaire de Direction (mon maitre de stage) Mlle Coulibaly Christelle : Informaticienne Que tous ceux qui m’ont permis de rédiger ce présent rapport et dont les noms n’y figurent pas trouvent ici l’expression de mes sincères remerciements. Grand merci à tous et toutes 4 RAPPORT DE STAGE 2024 BTS ASSISTANAT DE DIRECTION 2023- AVANT PROPOS La cote d’ivoire, dans le souci de donner aux jeunes un enseignement de qualité en adéquation avec les besoins des entreprises, a per  Assistanat De Direction (AD)  Finance Comptabilité et Gestion des Entreprises (FCGE)  Gestion Commerciale (GC)  Informatique, Développeur d’Application (IDA)  Ressources Humaines et Communication.

(RHC) Cette école encadre ses étudiants jusqu’à l’obtention des diplômes de fin de formations :  Le Brevet Technique (BT)  Le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) Au surplus, pour parfaire notre formation théorique et acquérir des connaissances du monde professionnel, il est impératif que nous fassions un stage d’une durée de trois (3) mois minimum en entreprise.

À cet effet, après mon succès aux épreuves d’admissibilité du Brevet de Technicien Supérieur (BTS) 2023 en ASSISTANAT DE DIRECTION j’ai porté mon choix sur CEFIACT DU PLATEAU pour ma formation pratique. 5 RAPPORT DE STAGE 2024 BTS ASSISTANAT DE DIRECTION 2023- INTRODUCTION La Secrétaire de Direction ou Assistante de Direction est la personne de confiance d’un ou de plusieurs directeurs.

Elle gère les rendez-vous (Agenda) et l’emploi du temps de ces derniers.

Elle prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions dont elle fait le plus souvent le compte rendu. Elle supervise leurs déplacements professionnels.

Sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés selon les instructions de ses supérieurs.

Elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires. Elle sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

La fonction requiert de solides qualités relationnelles. Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés.

Elle a une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux toutes les technologies multimédia.

Elle maîtrise parfois deux langues étrangères.

Très disponible, d'une grande discrétion, elle adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son patron. C’est dans cette optique que nous avons eu à effectuer un stage de trois (03) trois mois au secrétariat de la direction de Coordination au Programme de Lutte contre l’Ulcère de Buruli.

Nous soumettons à votre appréciation le présent rapport de notre formation qui démontrera toutes les tâches que nous avons eu à effectuer.

Dans le souci de circonscrire notre travail, ce rapport vous sera présenté en deux (2) parties. Présentation du Programme National de Lutte contre L’ulcère de Buruli (PNLUB). Le Secrétariat et ses tâches effectuées 6 RAPPORT DE STAGE 2024 BTS ASSISTANAT DE DIRECTION 2023- PREMIÈRE PARTIR : PRÉSENTATION DU PROGRAMME NATIONAL DE LUTTE CONTRE L’ULCÈRE DE BURULI (PNLUB) 7 RAPPORT DE STAGE 2024 BTS ASSISTANAT DE DIRECTION 2023- 1.1.

Présentation du PNLUB L’ulcère de Buruli est une maladie tropicale négligée à manifestation cutanée.

Cette maladie infectieuse qui pose un problème de santé publique en Côte d’Ivoire est endémique dans 35 districts sanitaires sur 113 que compte le pays. Pour mieux organiser la lutte contre cette maladie, le Ministère en charge de la Santé a créé par arrêté no 256/CAB/MSHP du 10 Septembre 2007 le Programme National de Lutte contre l’Ulcère de Buruli (PNLUB) sis à Abidjan Commune de Cocody, carrefour de la Riviera Faya, route d’Akouédo Décharge- représenté par un directeur coordonnateur.

Cette structure a opté pour la décentralisation des activités de lutte contre la maladie.

Ainsi, les USPC de tous les districts endémiques dans les interventions de lutte contre l’UB. 1.2.

Missions et Objectifs Le PNLUB a défini les axes stratégiques d’intervention sur lesquelles sont élaborées les PAO.

Les interventions sont basées sur les axes stratégiques suivants : - la détection précoce à base communautaire et IEC, - la standardisation de la prise en charge des cas, - le renforcement du plateau technique, - la standardisation de la notification des cas et des rapports par l’utilisation des formulaires UB 01, UB 02 et UB03. - la confirmation des cas au laboratoire - la coordination, le suivi et l’évaluation des activités de lutte. La mise en œuvre de ces axes déclinés en activités a été faite selon l’approche de lutte intégrée contre les Maladies Tropicales Négligées (MTNs) à manifestation cutanée. Aussi le PNLUB dispose de plusieurs partenaires technique et financier qui lui permet de mener à bien sa mission de lutte contre l’Ulcère de Buruli qui lui permet une prise ne charge totale des malades atteints de cette maladie invalidante. Le Programme National de Lutte contre l’Ulcère de Buruli (PNLUB) a pour missions de :  Coordonner les activités de lutte contre l’Ulcère de Buruli ; 8 RAPPORT DE STAGE 2024 BTS ASSISTANAT DE DIRECTION 2023-  Contribuer à la recherche de la morbidité et de la mortalité liée à l’Ulcère de Buruli et ses conséquences, par des activités de type promotionnel, préventif, curatif et de recherche. 1.3.

Organisation et attribution L’Administration, l’animation, l’appui scientifique du Programme National de Lutte contre l’Ulcère de Buruli sont assurés par :  La Direction de Coordination du Programme ;  Le Groupe Scientifique d’Appui (GSA). La Direction de Coordination du Programme National de Lutte contre l’Ulcère de Buruli est chargée de :      Assurer la gestion administrative, technique et financière du Programme ; Assurer la représentation du Programme ; Définir les orientations stratégiques du Programme ; Élaborer et faire adopter les directives du Programme ; Assurer, en collaboration avec les autres niveaux du système sanitaire, le suivi de la mise en œuvre des directives du Programme ;  Planifier et suivre l’exécution du plan d’activités du Programme ;  Exécuter le plan d’activité du Programme en tenant compte du niveau central, régional et périphérique ;  Participer à la mobilisation des ressources ;  Rendre compte de façon périodique de l’état de la mise en œuvre du Programme, à la Direction de la Santé Communautaire et à la Direction Générale de la Santé. Le Programme National de Lutte contre l’Ulcère de Buruli est dirigé par un Directeur Coordonnateur, secondé par un Directeur Coordonnateur Adjoint.

Ils sont aidés par six (6) Chargés d’Etudes qui ont la charge des services suivants :  Service de la Prévention et du Dépistage ;  Service de la Surveillance Epidémiologiques, de la Statistique et du Suivi Evaluation ;  Service de la Prise en Charge et de la Qualité des Soins ;  Service de la Biologie et de la Recherche ;  Service de la.... »