LES TACHES ET TRAVEAUX D'UNE SECRETAIRE DE DIRECTION

« SOMMAIRE DEDICACE.............................................................................................3 REMERCIEMENTS...................................................................................4 INTRODUCTION.....................................................................................5 PREMIERE PARTIE :................................................................................7 I. PRESENTATION................................................................................8 1.1. Historique, statut juridique et raison sociale....................................8 1.2. Missions et activités.....................................................................8 1.3. Ressources matérielles.................................................................9 1.4. Ressource humaine....................................................................10 II.

ORGANISATION..............................................................................10 2.1. La direction générale..................................................................10 2.2. Le service travaux.....................................................................11 2.3. Le Service Administratif et Financier.............................................11 2.4. Le Service Commercial...............................................................11 2.5. Le Service Moyens Généraux.......................................................12 2.6. Organigramme de l’Entreprise (voir annexe 1)...............................12 DEUXIEME PARTIE :..............................................................................13 I. LE SECRETARIAT.............................................................................14 1.1. Situation et description...............................................................14 1.2. Le mobilier................................................................................14 1.3. Le matériel de travail.................................................................14 1.4. Fournitures de bureau................................................................15 II.

LES TRAVAUX EFFECTUES................................................................15 2.1. L’accueil des visiteurs.................................................................16 2.2. La réception téléphonique...........................................................19 2.3. La gestion du courrier................................................................19 2.4. La saisie des documents.............................................................23 2.5. Le classement des documents.....................................................23 2.6. La photocopie des documents......................................................23 2.7. L’organisation des réunions de stagiaires......................................24 2.8. Le rapport d’activités (voir annexe 5)...........................................24 2.9. Fiche de profil...........................................................................25 REMARQUES ET SUGGESTIONS..............................................................27 COBAGEC SARL KONE Assita Amira Page 1 Rapport de stage Mlle 1. Remarques..................................................................................27 2. Suggestions.................................................................................27 ANNEXES.............................................................................................29 COBAGEC SARL KONE Assita Amira Page 2 Rapport de stage Mlle DEDICACE Ce rapport est particulièrement dédié à :  Mon père Monsieur KONE Salifou pour son amour paternel, son soutien moral, financier, et sa disponibilité.  Ma mère Madame ADUENI Epse KONE Kôkô Marie Sévérine pour son amour maternel, financier, moral et sa disponibilité. COBAGEC SARL KONE Assita Amira Page 3 Rapport de stage Mlle REMERCIEMENTS Ce rapport a pris forme grâce au soutien tant moral que physique de certaines à qui nous tenons à manifester notre profonde gratitude et adresser nos sincères remerciements. Ce sont en l’occurrence :  Dieu pour mon succès au Brevet d’Etude Supérieure, sa miséricorde et pour tous ses bienfaits dans ma vie.  Monsieur AGONVINON Olivier Martial, Directeur Général du CONSORTUIM BATIMENT ET DU GENIE CIVIL (COBAGEC SARL) qui a autorisé ce stage au sein de sa Direction.  Notre maître de stage Madame GNAMI pour son encadrement au sein du secrétariat.  Notre professeur encadreur disponibilité et son soutien. Madame KOFFI Julienne pour sa  Tous les agents de la Direction de COBAGEC SARL, pour leurs convivialités et leurs fraternités.  Tout le corps professoral de l’Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Côte d’Ivoire qui nous a encadrés durant les 2 ans de formation professionnelle en particulier Madame KOUASSI Thérèse, notre professeur d’expression et de Sténographie. COBAGEC SARL KONE Assita Amira Page 4 Rapport de stage Mlle INTRODUCTION Situé au cœur du Plateau à Abidjan, l’Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie (EPCCI) est un établissement d’enseignement technique et professionnel créé en 1938, et a ouvert ses portes à ses premiers élèves parmi lesquels nous avons des bacheliers, des non-bacheliers ayant le niveau Terminale pour une formation initiale, et des titulaires du Brevet de Techniciens Supérieur (BTS) ou diplôme équivalent pour une formation continue. L’Ecole Pratique de la Chambre de Commerce et d’Industrie (EPCCI) forme des étudiants dans différents domaines notamment :  Assistanat de Direction (AD)  Finances Comptabilité et Gestion d’Entreprises (FCGE)  Gestion Commerciale (GC)  Informatique – Développeur d’Application (IDA) … Ils bénéficient d’une formation qualifiante assurée par un corps enseignant de haut niveau.

L’EPCCI a donc pour objectif de dispenser une formation de base théorique et pratique qui assurera aux bénéficiaires une intégration aisée dans le monde du travail, mais surtout d’aborder avec aisance les autres formations de haut niveau tels que la LICENCE PROFESSIONNELLE et le MASTER. C’est la raison pour laquelle depuis de nombreuses années, elle a enregistré d’excellents résultats qui lui ont permis de figurer parmi les meilleurs établissements professionnels de Côte d’Ivoire. Dans le souci de mettre au service des entreprises du personnel qualifié, la formation du Brevet de Technicien Supérieur (BTS) se fait sur une durée de deux (2) ans pour les bacheliers et trois (3) ans pour les non-bacheliers, et elle est renforcée par un stage pratique. La pratique permet de mieux affronter le monde professionnel. C’est dans cette optique que nous avons été accueillis par l’entreprise COBAGEC SARL pour faire un stage pratique. Le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) option Assistanat de Direction existe dans les programmes de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle depuis toujours, afin d’assurer l’accueil des usagers et d’assister le Directeur dans ses fonctions et activités dans les administrations publique et privée en matière de main d’œuvre qualifiée. COBAGEC SARL KONE Assita Amira Page 5 Rapport de stage Mlle A cet effet, après 2 (deux) ans d’enseignement théorique conclu par une admissibilité à l’examen écrit, une épreuve orale de soutenance de rapport est exigée pour obtenir le diplôme de Technicien Supérieur. C’est dans cette optique que nous avons été accueillies au sein du CONSORTIUM DU BATIMENT ET DU GENIE CIVIL (COBAGEC SARL), précisément à la Direction Générale, sise à Treichville, afin d’effectuer un stage allant du 1er Décembre 2022 au 28 Février 2023. Ainsi, avec l’expérience acquise au cours de ces trois mois de travaux effectués en qualité d’assistante stagiaire, nous avons pu collecter des informations et rédiger le présent rapport qui s’articule autour de deux (02) parties : La présentation de l’Entreprise COBAGEC et son Organisation ; Les travaux effectués ; A la fin de ces deux (02) différentes parties, nous avons jugé utile de faire quelques remarques assorties de suggestions.

Enfin nous avons terminé notre étude par une conclusion générale sur le rapport. COBAGEC SARL KONE Assita Amira Page 6 Rapport de stage Mlle PREMIERE PARTIE : PRESENTATION ET ORGANISATION DE COBAGEC COBAGEC SARL KONE Assita Amira Page 7 Rapport de stage Mlle I. PRESENTATION I.1. Historique, statut juridique et raison sociale Société individuelle depuis 2002, le 01 Mai 2013, l’exploitant, Monsieur AGONVINON Olivier, a décidé de constituer une Société A Responsabilité Limité (SARL) tout en transformant L’entreprise individuelle dont le nom commercial est « Consortium du Bâtiment et du Génie Civil », par abréviation « COBAGEC » en SARL avec un capital de départ de Cinq Millions (5.000.000) de FRANCS CFA. De création récente, COBAGEC est une entreprise spécialisée dans les travaux de bâtiment de t o u t corps d’état.

Elle a pour ambition de maîtriser sa croissance et se donne pour principal objectif, la réalisation de prestations d’un niveau de qualité très élevée à des coûts raisonnables. Pour atteindre cet objectif, COBAGEC a bâti son organisation sur les éléments Suivants :  Une structure permanente réduite, animée par un Ingénieur ayant une bonne expérience.

Il est assisté d’un technicien supérieur et d’un Dessinateur Projecteur.  Une collaboration étroite avec un réseau de sous-traitants choisis en fonction des spécificités de chaque projet I.2. Missions et activités COBAGEC a pour mission de satisfaire toute entité publique ou privée qui a recourt à elle pour toute réalisation d’ouvrage dans les domaines du bâtiment et du génie civile. Les activités d’intervention de l’entreprise COBAGEC SARL sont les suivantes :  Travaux de construction tout corps d’état,  Gros œuvre COBAGEC SARL KONE Assita Amira Page 8 Rapport de stage Mlle Peinture  Plomberie  Carrelage  Staff  Menuiserie  Climatisation etc.  Travaux d’étanchéité et couverture  Pose étanchéité et couverture  Vente et pose de films adhésifs, Films intimité  Films anti-chaleur  Films sécurité  Films Automobile  I.3. Ressources matérielles Pour exécuter ses tâches, l’entreprise dispose : - de micro-ordinateurs - d’imprimantes - de postes téléphoniques - de la connexion internet. COBAGEC SARL KONE Assita Amira Page 9 Rapport de stage Mlle I.4. Ressource humaine L’ensemble des employés de l’entreprise COBAGEC SARL et leur fonction est consigné dans le tableau ci-dessous : Noms et Prénoms AGONVINON Olivier GNAMI KONE Assita Amira Fonctions Gérant Assistante du Gérant Stagiaire Assistante de Direction Responsable Travaux KOUAME Brice ADOU Fidèle Chargé d’affaire Stagiaire charge d’affaire Responsable Aménagement Responsable affaire financier et Comptable Assistant Comptable Assistant Appel d’Offre HSE, Responsable Logistique et Moyens Généraux Assistant Logistique et Moyens Généraux Chauffeur N’GUESSAN N’DA JOEL KEDJA Emerson EBROTIE Richard TANO Kouabenan Hubert BOLLOU Carmel DJIKALOU Jérôme YOBOUE ANGE DESIRE KOUADIO Ettien II. ORGANISATION II.1.

La direction générale Elle est dirigée par le Directeur Général de l’entreprise COBAGEC SARL à savoir M.

AGONVINON OLIVER, il e s t l’autorité suprême (Le gérant).

Il est chargé de :  Définir toutes les orientations et stratégies de management et de leadership de l’entreprise,  Rechercher les ressources nécessaires au financement des activités et au fonctionnement de l’entreprise,  Représenté l’entreprise devant les partenaires. COBAGEC SARL KONE Assita Amira Page 10 Rapport de stage Mlle II.2.

Le service travaux Il est dirigé par un Responsable Travaux.

Cette tâche est confiée à M. KOUAME Brice, Il est choisi par le Directeur Général et chargé de :  Faire les travaux préparatoires avant le démarrage des chantiers,  Faire exécuter les Travaux conformément aux cahiers des charges,  Représenter la Direction Générale à des réunions d’ordres techniques avec l’administration ou tout autre organisme susceptible de passer des contrats de travaux a v e c l’entreprise,  Etudier les dossiers d’appel d’offre et établir les Devis Quantitatifs et Estimatifs,  Elaborer les documents techniques nécessaires à l’exécution des travaux,  Suivre, coordonner et contrôler les travaux,  Evaluer les besoins.... »